Eine intelligente Verknüpfung von zwei Microsoft Produkten

Von Tim Zielonka

FASTER Software – 18. Januar 2011
Microsoft OneNote & SkyDrive – ermöglicht gemeinsames Schreiben bzw. Korrigieren an denselben Dokumenten

Hamburg/Neu Wulmstorf – Wer kennt es nicht? Wenn man im Team an einem Projekt arbeitet, sei es für die Schule, Privat oder im Beruf, stößt man häufig auf Probleme bei der Organisation. Aufgabenverteilung sowie der aktuelle Fortschritt sind nicht ohne Absprachen einsehbar. Beim Ausfall eines Teammitgliedes »brennt die Luft«, da unklar ist, welche Arbeitspakete bereits erledigt sind oder weil Notizen nicht greifbar sind.

Lösung

Mit Microsoft OneNote kann man sich vieler Probleme entledigen. So bietet es eine Plattform, auf der man mit mehreren Teilnehmern gleichzeitig in demselben Dokument arbeiten kann. Das kostenlose Angebot Skydrive von Microsoft rundet die Lösung noch ab. SkyDrive bietet die Möglichkeit, Dateien geschützt im Web zu hinterlegen und ausgewählte Windows Live Kontakte darauf zu berechtigen.

Vorteile

  • Standortunabhängiges Arbeiten.
  • Gleichzeitiges Arbeiten mehrerer Nutzer an demselben Dokument.
  • Statusinformationen können schnell abgerufen werden.
  • Änderungen, die offline gemacht wurden, werden bei der nächsten Verbindung synchronisiert.

Voraussetzungen

  • Windows Live Konto
  • Microsoft OneNote (in allen Office 2010 Paketen enthalten)

Wie mache ich das?

Beim Anlegen eines neuen Notebooks in OneNote 2010 kann, wie der Screenshot zeigt, direkt auf einen Ordner im Windows Live SkyDrive verwiesen werden. Hierfür die Windows Live Accountdaten bereithalten. Man hat hier die Möglichkeit, auf seinem SkyDrive einen neuen Ordner anzulegen und Kontakte hierauf zu berechtigen.

Hier auf »New Shared Folder« klicken

Über »Select from your contact list« können Sie einzelne Windows Live Kontakte berechtigen

Die berechtigten Personen erhalten eine Benachrichtigungs-E-Mail.

In OneNote können Sie nun Ihre Kollegen und Freunde einladen, auf ihrem SkyDrive Notebook zu arbeiten. Mit diesem Schritt versenden Sie direkte Links, mit denen Ihre Kollegen das Notebook in ihr OneNote einbinden können und den Zugriff per Web-Applikation gewährleisten.

Hier auf »Invite people to this notebook« klicken

Nun kann es losgehen. In OneNote können Sie Ihr Projekt problemlos in Arbeitspakete gliedern und eine logische Struktur einbringen, indem Sie für jedes Paket eine Seite erstellen. Hier kann nun jede mehr oder weniger wichtige Information hinterlegt werden. Eine bewährte Technik ist es, das Paket in Einzelschritte zu unterteilen, welche dann nach und nach abgearbeitet werden können. So hat man stets einen Überblick über den Fortschritt des Paketes.

Den Status auf einen Blick einsehen mithilfe von »Tags«

OneNote bietet auch Funktionen, um nicht-abgehakte »To Do«-Tags des gesamten Notebooks bzw. Projektes schnell zu finden.